总则
为认真贯彻落实中华全国总工会《关于加强基层工会经费收支管理的通知》（总工办发〔2014〕23号）以及《关于<关于加强基层工会经费收支管理的通知>的补充通知》（工财发〔2014〕69号）文件精神，坚持求真务实，勤俭节约，杜绝浪费；突出工会经费为工会工作和教职工群众服务方向，多为职工群众办实事、做好事、解难事；严格执行全总《通知》中明确的“八不准”，严格预算管理，使工会经费收支管理更加规范、有效，真正惠及广大职工群众和工会会员，不断增强基层工会组织的凝聚力，校工会根据校党委常委会研究决定，会同人事处、财务处等有关单位，并经工会福利委员会讨论，结合东南大学实际情况，特制定本办法。
一、工会节日慰问品、生日慰问费来源
根据江苏省总工会《关于贯彻落实全国总工会加强基层工会经费收支管理的有关规定（试行）》（苏工办〔2015〕15号）文的要求，东南大学每年年底根据人事处提供的当年全民编制（含产业，后勤及内退人员）、大集体、非在编人事代理、博士后等四类在职教职工实际人数下拨或预留下一年度工会福利费，由财务处代管。
二、工会节日慰问品、生日慰问费用使用范围
根据全国总工会通知规定：“由工会组织的职工集体福利等方面的支出，主要用于工会组织逢年过节向全体会员发放少量的慰问品，会员个人和家庭发生困难情况的补助，以及会员本人过生日的慰问等。另“补充通知”规定：基层工会组织逢年过节向全体会员发放少量的节日慰问品，其逢年过节的年节是指国家规定的法定节日，节日慰问品原则上为符合中国传统节日习惯的用品和职工群众必需的一些生活用品等，关于少量的标准，由省级工会根据当地的实际情况来确定；基层工会组织用工会经费给予工会会员过生日的慰问，可以向会员送生日蛋糕等慰问品，也可向会员发放指定蛋糕店的蛋糕券。
江苏省总工会转发全国总工会通知规定：“少量”的标准指每位会员全年所有节日慰问合计总额不得超过1000元，慰问形式主要是实物。会员生日慰问标准不得超过300元，可以送生日蛋糕等慰问品，也可以发放等同价值的蛋糕券。
我校节日慰问品、生日慰问费用使用范围：
（一）在国家规定的法定节日向每位会员发放全年不超过1000元、符合中国传统节日习惯的用品和教职工群众必需的一些生活用品
（二）对每位会员本人过生日发放全年价值300元的蛋糕券。
三、工会节日慰问、生日慰问对象
学校全额出资的在职教职工等包括：
（一）全民编制（含产业，后勤及内退人员）。
（二）大集体。
（三）非在编人事代理。
（四）博士后（统招统分）
校内单位自聘的及中大医院等可参照学校全额出资的在职教职工工会节日慰问、生日慰问新标准执行，标准由各单位自行确定（不超过文件规定的上限）,经费自筹。
四、工会节日慰问品、生日慰问费用使用办法
（一）工会福利费中用于生日慰问的费用由校工会管理。校工会每年年底，按人事处提供的在职教职工人数，以每人300元的标准，通过招标确定生日蛋糕的生产厂家并购买蛋糕提货券，并发放到各部门工会。各部门工会根据本单位每位在职教职工的生日组织发放签收，发放完毕，发放签收清单原件及电子版报送校工会，原件需部门工会和所在单位党委签章（见附件1），复印件由部门工会存档。
（二）工会用于节日慰问的开支，原则上由部门工会负责承办。每年年底校工会转发由人事处提供的各部门工会在职教职工人员清单，各部门工会拟定本单位可开支额度。
院（系）由部门工会委员会讨论，按人均1000元的额度提出下一年度节日慰问计划（慰问的节日、慰问品种类、慰问人数、额度分配等）、采购发放管理办法，需经本单位二级教代会审议通过和所在单位党委批准。
其它单位由部门工会委员会讨论，按人均1000元的额度提出节日慰问计划（慰问的节日、慰问品种类、慰问人数、额度分配等）（附件2）、采购发放管理办法，需经本单位党政工及各工会小组组长联席会议或会员代表大会审议通过和所在单位党委批准。
每年年底各单位在节日慰问前要向校工会报送节日慰问计划和采购管理办法，经校工会福利委员会审核同意，方可执行节日慰问计划。
节日慰问采购需采用竞争性磋商方式选择供货单位。
投标单位应具备以下资格：
1、注册资本需150万元人民币以上，须有相应经营的许可证；
2、营业执照经营范围须有相应经营、销售的内容；
3、须为独立法人。
投标单位需提供的相关资料：
1、投标单位营业执照复印件，税务登记和组织机构代码证的复印件，相应的经营（流通）许可证，复印件均需加盖其单位的有效印章；
2、企业法人授权委托书（原件）（附件3），法人身份证复印件、被授权人身份证复印件；
3、投标单位根据标的的品名、质量和要求填报价格及服务承诺；
4、送货安排时间表和联系人及联系电话。
竞争性磋商程序为：投标单位制作投标书，投标书样式采用学校招投标办提供的模板。投标单位应按约定时间，将投标书密封并在密封条上加盖单位公章后与样品一同送往承办招标部门工会，现场递交。
部门工会一般应从符合要求和条件的法人或其他组织中确定不少于三家单位，并组织不少于五人的教职工代表根据各投标单位的报价、样品质量、单位资质、销售业绩、商业信誉及服务承诺等因素进行综合评估，最后选定中标单位，并确定教职工节日慰问评审结果（附件4）和签订购销合同（附件5）。各部门工会签订的购销合同应先由中标单位法定代表人或委托代理人签字、加盖单位章、经济合同专用章，再由部门工会主席在委托代理人栏签字，加盖部门工会章，并附人事处提供的本单位在职教职工人员清单、教职工节日慰问评审结果表、投标单位需提供的相关资料，报送校工会审核同意，加盖校工会章，方为生效。
购销合同一式五份，其中两份，需报学校招投标办加盖专用章，一份留存学校招投标办备案，一份供部门工会合同履行完毕到财务处办理报销手续；其中三份，一份交付中标单位，一份留存校工会备案，一份留存部门工会备案。
部门工会购买节日慰问品金额大于20万以上的的必须按照《东南大学采购管理办法（暂行）》﹝校发（2016）285号﹞的通知要求实施，由学校招标办进行招标。
购销合同签订后，由部门工会负责合同履约情况，确保供货单位严格按照合同约定的质量标准、数量和规格型号完成交货。各项支出均需取得合法规范的发票，财务处根据购销合同中的约定统一转账支付货款。
鼓励各单位部门工会共同组织竞争性磋商，确定供货单位。
各单位部门工会在购销合同中应与供货单位约定按实际发放进行结算。
各单位部门工会应根据购销合同约定按实际发放与财务处进行结算，结余部分学校统一收回。
（三）节日慰问费用报销流程
1、部门工会报销时携带加盖学校招投标办专用章的购销合同、正规发票及发放签收清单到财务处办理报销手续。报销时，正规发票需由部门工会主席作为经手人签字，部门工会所在同级党委书记作为负责人签字，并加盖同级党委印章。
2、如需提前付款或转账，可携带加盖学校招投标办专用章的购销合同、供货单位开户行和银行账号到财务处办理借款、借支票手续。
（四）节日慰问品发放节日的界定。根据国务院颁布的《全国年节及纪念日放假办法》第513号令的规定，结合我校的实际情况，节日慰问品发放节日一般应为元旦和春节、五一节和端午节、中秋节和国庆节,可分3-4次。
五、工会福利委员会会同学校审计、监察、法制办等有关职能部门，应当建立健全内部监督制度，对节假日慰问实物、生日慰问蛋糕券的招标、竞争性磋商工作，以及采购、发放等管理工作，进行监督检查。
六、本办法由校工会负责解释，自下发之日起施行。
校 工 会
2017年1月14日
